Personuppgiftsbehandling

1. Bakgrund och syfte

Release Finans (Bolaget) värnar om sina kunders, leverantörers och övriga parters integritet och är måna om att alltid följa gällande dataskyddsregelverk. Denna personuppgiftspolicy avser att ge kunder, leverantörer och övriga parter närmare insyn i hur Release Finans behandlar personuppgifter. Den beskriver även vilka rättigheter du har gentemot oss vad gäller personuppgiftshantering, och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

2. Varför Release Finans behandlar personuppgifter

Release Finans behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra de avtal som ingås och kunna erbjuda god service och korrekt administration av dessa avtal. Behandling sker också för att efterleva de regelverk som gäller för bolag generellt såsom bokföringsregler, samt regler som är specifika för finansiell verksamhet t.ex. regler om penningtvätt. Release Finans kan även behandla personuppgifter som underlag för marknads- och kundanalyser, affärsuppföljning, affärs-, system- och metodutveckling samt riskhantering. Rätten att behandla personuppgifterna grundar sig bl.a. på avtalet mellan den registrerade och Release Finans, på en rättslig förpliktelse, på den registrerades samtycke samt i vissa fall baserat på en intresseavvägning.

Personuppgifterna hämtas till största del från offentliga och privata registermen även från dig som privatperson. Behandlingen av personuppgifterna kan även ske hos andra bolag som utgör biträden till Release Finans samt, inom ramen för gällande sekretessbestämmelser, inom den koncern där Release Finans ingår. Behandling hos annan sker emellertid endast om ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättats och vi känner oss trygga i att era personuppgifter får tillräckligt skydd. Vi och våra personuppgiftsbiträden behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I vissa fall kan dock personuppgifter komma att behandlas utanför EU/EES men endast om det finns ett beslut från kommissionen om att tredjelandet i fråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller efter att Release Finans vidtagit andra motsvarande skyddsåtgärder.

3. Om du inte har en affärsmässig relation med Release Finans

Release Finans behandlar även vissa personuppgifter i direktmarknadsföringssyfte. Detta görs efter en intresseavvägning. Vill du inte bli kontaktad av Release Finans för sådana ändamål kan du meddela detta och dina uppgifter kommer då inte längre att behandlas för marknadsföring.

Release Finans behandlar även i vissa fall personuppgifter där en affärsmässig relation aldrig upprättas, exempelvis en kreditförfrågan som inte utmynnar i ett avtal, vid upprättande av offerter och/eller kalkyler. Denna typ av tillfällig hantering av personuppgifter bevaras inte längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet och regleras genom gallringsarbete. Denna typ av behandling baseras på intresseavvägning.

Om du är anställd hos eller konsult till Release Finans, eller söker anställning hos oss, behandlar vi personuppgifter som är nödvändiga för anställningen, uppdraget eller rekryteringen. Om du är anställd eller konsult hos oss bevaras dina uppgifter så länge anställningen eller uppdraget pågår, och vid behov för att uppfylla lagkrav under en period efter det. Om du sökt anställning hos oss bevarar vi dina ansökningshandlingar i två år efter avslutad rekrytering. Önskar du att vi gallrar dina ansökningshandlingar tidigare än så kan du meddela oss det via personuppgifter@releasefinans.se.

4. Vad innebär personuppgiftsbehandling?

Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person och som direkt eller indirekt kan identifiera en person. Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter, lokaliseringsuppgifter eller faktorer som är specifika för en persons fysiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Med behandling menas en åtgärd eller kombination av åtgärder avseende personuppgifter som utförs helt eller delvis automatiserat.

Behandling av särskilda kategorier av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en persons sexualliv eller sexuella läggning är som huvudregel förbjuden. Release Finans behandlar som huvudregel inte denna typ av uppgifter, med undantagsfall där det är en legal skyldighet t.ex. vid kontroll enligt penningtvättsregelverket.

Behandling av personnummer får bara utföras om det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl. Release Finans använder personnummer för säker identifiering av de personer som förekommer i våra affärsrelationer och i samband med anställning, uppdragstagande och rekrytering.

Behandling av uppgifter om lagöverträdelser (fällande domar i brottmål och överträdelser eller därmed sammanhängande säkerhetsåtgärder men sannolikt inte uppgift om misstanke om brott) får endast behandlas i vissa särskilda fall. Release Finans behandlar som huvudregel inte denna typ av uppgifter, med undantagsfall där det finns ett legalt stöd eller skyldighet för en sådan behandling, och då endast i vissa särskilda fall.

5. Vilka personuppgifter samlar Release Finans in?

Information som du lämnar

Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, såsom när du ansöker om att hyra eller leasa en produkt, eller när du kontaktar oss eller en partner som samarbetar med oss. De personuppgifter du lämnar då kan vara:

• Person- och kontaktinformation: namn, personnummer, kopia av identitetshandling, civilstånd, nationalitet, postadress, e-postadress, telefonnummer, anställning etc.
• Betalningsinformation: bankkontonummer, fakturainformation etc.
• Uppgifter som krävs enligt lag och för beskattning: skattehemvist, utländskt skatteregistreringsnummer, uppgifter som krävs för grundläggande kundkännedom och bekämpning av penningtvätt.

Om vi efterfrågar uppgifter om dig och du väljer att inte lämna dessa uppgifter till oss, kan det innebära att vi inte kan bevilja din ansökan om att hyra eller leasa en produkt, eller att vi kan behöva avsluta ett pågående avtal med dig.

Information som vi samlar in om dig

När du ansöker om att hyra eller leasa en produkt eller under tiden du är kund hos oss, kan vi behöva samla in information om dig, antingen själva eller via tredjeparter (t.ex. kreditupplysningsföretag eller publika databaser). De personuppgifter vi då samlar in kan vara:

• Person- och kontaktinformation: namn, födelsedatum, personnummer, civilstånd, nationalitet, postadress, e-postadress, telefonnummer etc.
• Finansiell information: inkomst, krediter, negativ betalningshistorik, tidigare betalnings- och kreditgodkännanden, transaktionsinformation etc.
• Information om varor/tjänster: detaljer angående de varor/tjänster du har köpt om dessa hör samman med krediten etc.
• Historisk information: betalnings- och kredithistorik, tidigare köphistorik.
• Information om hur du interagerar med Release Finans: interaktioner med vår kundtjänst eller andra funktioner hos oss.
• Information från PEP-listor och sanktionslistor: vi kan enligt lagkrav behöva bedöma om du är en person i politiskt utsatt ställning eller om du omfattas av sanktioner. Dina personuppgifter jämförs då med listor på personer som utgör s.k. politiskt exponerade personer (PEP) eller kända medarbetare eller familjemedlemmar till sådana, samt listor på personer som omfattas av sanktioner av EU eller FN. Listorna kan inkludera uppgifter som namn, födelsedatum, födelseplats, yrke eller position samt anledning till att personerna är upptagna på listorna.

Om du är partner till oss efterfrågar vi dina kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, och adress till arbetsplatsen. Vi kan även komma att samla in information när du använder vår affärsportal Prelease. Detta görs i syfte att vidareutveckla affärsportalen och för att underlätta eventuell felsökning i systemet. Den information som samlas in i dessa fall är e-postadress, användar-ID och i vissa fall ip-adress. Informationen som samlas in raderas automatiskt efter en viss tidsperiod.

6. Automatiska beslut och profilering

Release Finans använder automatiskt beslutsfattande, inklusive profilering, i samband med att vi bedömer en ansökan om en leasing- eller hyresaffär. Syftet med bedömningen är att vi ska få en uppfattning av riskbilden för att bevilja en affär. Dina uppgifter utvärderas mot vår interna policy och våra modeller för kreditgivning. Bedömningen avgör om din ansökan kommer att beviljas eller inte, och ansökan kan därefter antingen beviljas eller gå vidare för ytterligare bedömning.

7. Grundläggande principer vid behandling av personuppgifter

De grundläggande principer som beskrivs nedan ska alltid iakttas när personuppgifter behandlas. Release Finans ansvarar för att principerna efterlevs.

Laglighet, skälighet, transparens – Personuppgifter ska behandlas lagligt, korrekt och transparent i förhållande till den registrerade.

Ändamålsbegränsning – Personuppgifter får endast samlas in och på annat sätt behandlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och de får inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.

Uppgiftsminimering – Personuppgifter som behandlas ska vara adekvata, relevanta och inte alltför omfattande i förhållande till ändamålen

Riktighet – Personuppgifter som behandlas ska vara korrekta och om nödvändigt uppdaterade.

Lagringsbegränsning – Personuppgifter får inte lagras under längre tid än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen.

8. Laglig grund för behandlingen av personuppgifter

En behandling av personuppgifter är endast laglig om och i den mån någon av följande grunder är tillämplig.

Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att personuppgifterna behandlas för ett eller flera specifika ändamål. Särskilda krav finns som måste vara uppfyllda för att samtycket ska vara giltigt.

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Bolaget. Som exempel kan här nämnas kontrolluppgifter som lämnas till Skatteverket.

Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person (t.ex. när det är fara för livet).

Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (t.ex. med anledning av myndighetsutövning).

Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Bolaget eller tredje parts intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, (intresseavvägning). Vid intresseavvägning tillkommer särskilda krav på dokumentation avseende den bedömning som gjorts.

För merparten av personuppgiftsbehandlingarna som genomförs av Release Finans är den legala grunden för behandling att möjliggöra fullföljande av det upprättade avtalet mellan den registrerade och Release Finans. Behandling sker också för att fullgöra en rättslig förpliktelse; för att efterleva de regelverk som gäller för bolag generellt såsom bokföringsregler, samt regler som är specifika för finansiell verksamhet t.ex. regler om penningtvätt. I vissa fall kan behandlingen baseras på en intresseavvägning gjord av Release Finans eller i samtycke med den registrerade. För mer information kring de legala grunderna Release Finans behandlingar av personuppgifter är ni välkommen att kontakta oss på personuppgifter@releasefinans.se.

9. Gallring av personuppgifter

Personuppgifter får inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen samt de eventuella lagkrav som ställs på sparande av uppgifter, t.ex. bokföringslagen och penningtvättslagen. Genom att ha upprättat en gallringsrutin för respektive databas/behandling säkerställer Release Finans det strukturerade gallringsarbetet.

10. Vilka behandlingar av personuppgifter kan förekomma hos Release Finans?

Vilka typer av personuppgiftsbehandlingar som genomförs av Release Finans skiljer sig beroende på vilken affärsmässig relation du, eller det företag du representerar, har till oss. Nedan återfinns en sammanställning på kategoribasis över behandlingar, uppdelat utifrån våra två vanligaste affärsmässiga relationer.

10.1. Behandlingar avtalskunder

• Hantering i samband med kreditbeslut samt eventuell uppföljning under avtalstiden. Kreditupplysning vid inkommande kreditförfrågningar från leverantör, samt underlag för framtida riskbedömningar.
• Avtalsadministration.
  Upprättande, fullföljande, administration och service kopplat till tecknade hyra-, leasing- samt funktionshyresavtal.
• Fakturering.
• Hantering vid eventuella inkassoärenden.
• Uppfylla rättsliga förpliktelser i bokförings- samt penningtvättsregelverk.
• Underlag för kund- och marknadsanalys samt affärsuppföljning

10.2. Behandlingar leverantörssamarbeten

• Hantering i samband med kreditbeslut samt eventuell uppföljning under avtalstiden. Kreditupplysning inför beviljandet av samarbetet samt underlag för framtida riskbedömningar.
• Upprättande av samarbetsavtal samt uppföljning av åtaganden som följd av detta avtal.
• Efterlevnad av avtalsåtaganden gentemot kund i samband med upprättande, fullföljande, administration och service av tecknade hyra-, leasing- samt funktionshyresavtal.
• Fakturering.
• Hantering vid eventuella inkassoärenden.
• Medlemskap i Release Finans lojalitetsprogram Release Points
  (endast aktuellt ifall medlemskap upprättas).
• Användning av Release Finans affärsportal för partners, Prelease. Marknadsutskick (nyhetsbrev, informationsmeddelanden etc.).
• Uppfylla rättsliga förpliktelser i bokförings- samt penningtvättsregelverk.
• Underlag för kund- och marknadsanalys samt affärsuppföljning.

11. Dina rättigheter som registrerad

Dataskyddsförordningen ger de registrerade ett flertal rättigheter vad gäller behandling av personuppgifter.

Den registrerade har rätt till information när personuppgifterna samlas in.

Den registrerade har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som tillhör denne behandlas, och i sådana fall få en kopia av personuppgifterna (registerutdrag).

Om personuppgifter som behandlas är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva korrigering. Om den registrerade visar att ändamålet för vilket personuppgifterna behandlas inte längre är tillåtet, nödvändigt eller rimligt under omständigheterna, ska de aktuella personuppgifterna raderas, om det inte finns några lagbestämmelser som anger annat.

Den registrerade har rätt att överföra personuppgifter som denne lämnat till Bolaget till annan personuppgiftsansvarig (rätt till dataportabilitet) om behandlingen stöds på de lagliga grunderna för avtal eller samtycke.

Den registrerade har i vissa fall rätt att kräva att Bolaget begränsar behandlingen av dennes personuppgifter, d.v.s. begränsar behandlingen till vissa avgränsade syften

Den registrerade har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som stöds på legitimt intresse som rättslig grund.

I vissa fall har den registrerade rätt att begära radering av sina personuppgifter (”rätten att bli bortglömd”).

När personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring har den registrerade rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter om denne. Om en registrerad motsätter sig behandling av personuppgifter för direktmarknadsändamål ska behandling för sådana ändamål upphöra.

Är dina personuppgifter registrerade hos Release Finans har du som registrerad alltså rätt att få information om vilka av dina personuppgifter som Release Finans behandlar och att invända mot viss typ av behandling. Om du vill få information om vilka personuppgifter som behandlas kan du skriftligen begära uppgift om detta på den adress som anges nedan. Behandlar Release Finans dina personuppgifter på basis av samtycke har du alltid rätt att ta tillbaka ett sådant samtycke.

Har du en fråga eller ett ärende kopplat till Release Finans personuppgiftshantering är du välkommen att vända dig till oss på mailadressen personuppgifter@releasefinans.se.

Om du inte är nöjd med Release Finans hantering av personuppgifter kan du rapportera ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, som ansvarar för att granska tillämpningen av dataskyddsreglerna i Sverige.