Behandling af personoplysninger

1. Baggrund og formål

Release Finans (Selskabet) værner om sine kunders, leverandørers og øvrige parters privatliv og lægger stor vægt på altid at overholde gældende databeskyttelseslovgivning. Denne privatlivspolitik har til formål at give kunder, leverandører og andre parter indsigt i, hvordan Release Finans behandler personoplysninger. Politikken beskriver endvidere, hvilke rettigheder du har i forhold til vores behandling af personoplysninger, samt hvordan du kan gøre disse rettigheder gældende.

2. Hvorfor Release Finans behandler personoplysninger

Release Finans behandler personoplysninger for at kunne opfylde indgåede aftaler samt for at kunne tilbyde god service og korrekt administration af disse aftaler. Behandlingen sker også for at overholde gældende regler for virksomheder generelt, såsom bogføringsregler, samt regler, der er specifikke for finansiel virksomhed, f.eks. regler om forebyggelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme.

Release Finans kan desuden behandle personoplysninger som grundlag for markeds- og kundeanalyser, forretningsopfølgning, forretnings-, system- og metodeudvikling samt risikostyring. Retten til at behandle personoplysninger er bl.a. baseret på aftalen mellem den registrerede og Release Finans, en retlig forpligtelse, den registreredes samtykke samt i visse tilfælde en interesseafvejning.

Personoplysninger indhentes hovedsageligt fra offentlige og private registre samt direkte fra dig som privatperson. Behandling af personoplysninger kan også finde sted hos andre virksomheder, der fungerer som databehandlere for Release Finans, samt – inden for rammerne af gældende tavshedspligt – inden for den koncern, som Release Finans er en del af. Behandling hos tredjepart sker kun, hvis der er indgået en databehandleraftale, og hvis vi vurderer, at dine personoplysninger er tilstrækkeligt beskyttet.

Som hovedregel behandles personoplysninger inden for EU/EØS. I visse tilfælde kan personoplysninger blive behandlet uden for EU/EØS, men kun hvis Europa Kommissionen har truffet afgørelse om, at det pågældende tredjeland sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, eller hvis Release Finans har iværksat andre passende og tilsvarende beskyttelsesforanstaltninger.

3. Hvis du ikke har et forretningsmæssigt forhold til Release Finans

Release Finans behandler også visse personoplysninger til brug for direkte markedsføring. Dette sker på baggrund af en interesseafvejning. Hvis du ikke ønsker at blive kontaktet af Release Finans til sådanne formål, kan du give os besked, hvorefter dine oplysninger ikke længere vil blive behandlet til markedsføringsformål.

Release Finans behandler i visse tilfælde også personoplysninger, hvor der aldrig etableres et forretningsmæssigt forhold, f.eks. ved kreditforespørgsler, der ikke resulterer i en aftale, eller ved udarbejdelse af tilbud og/eller beregninger. Denne type midlertidig behandling opbevares ikke længere end nødvendigt under hensyntagen til formålet og reguleres gennem interne sletterutiner. Behandlingen er baseret på en interesseafvejning.

Hvis du er ansat hos eller konsulent for Release Finans, eller hvis du søger ansættelse hos os, behandler vi personoplysninger, der er nødvendige for ansættelsen, opgaven eller rekrutteringen. Oplysninger om ansatte og konsulenter opbevares så længe ansættelsen eller opgaven varer samt derefter i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde lovkrav. Hvis du har søgt ansættelse hos os, opbevarer vi dit ansøgningsmateriale i to år efter afsluttet rekrutteringsproces. Ønsker du, at vi sletter dit ansøgningsmateriale tidligere, kan du kontakte os på personoplysninger@releasefinans.se.

4. Hvad indebærer behandling af personoplysninger?

Personoplysninger er enhver form for information, der vedrører en identificeret eller identificerbar fysisk person, og som direkte eller indirekte kan identificere en person. Eksempler på personoplysninger er navn, kontaktoplysninger, lokaliseringsoplysninger eller oplysninger, der vedrører en persons fysiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet. Med behandling menes enhver handling eller række af handlinger, der udføres med personoplysninger, helt eller delvist automatisk.

Behandling af særlige kategorier af personoplysninger, såsom oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politiske holdninger, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskab, genetiske oplysninger, biometriske oplysninger, helbredsoplysninger eller oplysninger om en persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering, er som udgangspunkt forbudt. Release Finans behandler som hovedregel ikke sådanne oplysninger, medmindre der foreligger en retlig forpligtelse, f.eks. i forbindelse med kontrol efter hvidvasklovgivningen.

Behandling af personnummer må kun finde sted, hvis det er klart begrundet i formålet med behandlingen, behovet for sikker identifikation eller andre væsentlige hensyn. Release Finans anvender personnummer til sikker identifikation af personer i vores forretningsforhold samt i forbindelse med ansættelse, opdrag og rekruttering.

Behandling af oplysninger om lovovertrædelser (herunder straffedomme og relaterede sikkerhedsforanstaltninger) må kun ske i særlige tilfælde. Release Finans behandler som hovedregel ikke sådanne oplysninger, medmindre der foreligger et retligt grundlag eller en retlig forpligtelse, og kun i begrænsede tilfælde.

5. Hvilke personoplysninger indsamler Release Finans?

Oplysninger, som du selv afgiver

Du kan direkte eller indirekte give os oplysninger om dig selv på forskellige måder, f.eks. når du ansøger om at leje eller lease et produkt, eller når du kontakter os eller en samarbejdspartner. De personoplysninger, du afgiver, kan omfatte:

• Person- og kontaktoplysninger: navn, personnummer, kopi af legitimation, civilstand, nationalitet, postadresse, e-mailadresse, telefonnummer, ansættelse m.v.
• Betalingsoplysninger: bankkontonummer, fakturaoplysninger m.v.
• Lovpligtige oplysninger: skatteresidens, udenlandsk skatte-ID, oplysninger til kundekendskab og bekæmpelse af hvidvask.

Hvis vi anmoder om oplysninger, og du vælger ikke at afgive disse, kan det medføre, at vi ikke kan imødekomme din ansøgning om leje eller leasing, eller at vi må opsige en eksisterende aftale.

Oplysninger, som vi indsamler om dig

Når du ansøger om at leje eller lease et produkt, eller mens du er kunde hos os, kan vi indsamle oplysninger om dig enten direkte eller via tredjeparter (f.eks. kreditoplysningsbureauer eller offentlige databaser). Disse oplysninger kan omfatte:

• Person- og kontaktoplysninger: navn, personnummer, kopi af legitimation, civilstand, nationalitet, postadresse, e-mailadresse, telefonnummer, ansættelse m.v.
• Finansielle oplysninger: indkomst, kreditter, negativ betalingshistorik, tidligere kreditbeslutninger, transaktionsoplysninger m.v.
• Oplysninger om varer og tjenester relateret til kreditten
• Historiske oplysninger om betaling og kredit
• Oplysninger om, hvordan du interagerer med Release Finans: nteraktioner med vores kundeservice eller andre funktioner hos os
• Oplysninger fra PEP- og sanktionslister: i henhold til lovgivningen kan vi være forpligtet til at vurdere, om du er en politisk eksponeret person, eller om du er omfattet af sanktioner. Dine personoplysninger sammenholdes i den forbindelse med lister over såkaldte politisk eksponerede personer (PEP) samt kendte nære samarbejdspartnere eller familiemedlemmer til sådanne personer, samt med lister over personer, der er omfattet af sanktioner vedtaget af EU eller FN. Listerne kan indeholde oplysninger såsom navn, fødselsdato, fødested, erhverv eller stilling samt årsagen til, at personerne er optaget på listerne.

Hvis du er partner til Release Finans, indsamler vi kontaktoplysninger såsom e-mailadresse, telefonnummer og arbejdsadresse. Vi kan også indsamle visse oplysninger ved brug af vores partnerportal Prelease med henblik på videreudvikling af portalen og fejlfinding. Disse oplysninger omfatter e-mailadresse, bruger-ID og i visse tilfælde IP-adresse og slettes automatisk efter en vis periode.

6. Automatiske afgørelser og profilering

Release Finans anvender automatiske afgørelser, herunder profilering, i forbindelse med vurdering af ansøgninger om leasing eller leje. Formålet er at vurdere risikoniveauet ved at indgå en aftale. Oplysningerne vurderes i forhold til interne politikker og kreditmodeller og kan medføre, at ansøgningen enten godkendes, afvises eller sendes til yderligere manuel vurdering.

7. Grundlæggende principper for behandling af personoplysninger

De grundlæggende principper, som er beskrevet nedenfor, skal altid overholdes ved behandling af personoplysninger. Release Finans er ansvarlig for, at principperne efterleves.

Lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed – Personoplysninger skal behandles lovligt, rimeligt og gennemsigtigt i forhold til den registrerede.

Formålsbegrænsning – Personoplysninger må kun indsamles og i øvrigt behandles til specifikke, udtrykkeligt angivne og legitime formål og må ikke efterfølgende behandles på en måde, der er uforenelig med disse formål.

Dataminimering – Personoplysninger, der behandles, skal være tilstrækkelige, relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til formålene.

Rigtighed – Personoplysninger, der behandles, skal være korrekte og om nødvendigt ajourførte.

Opbevaringsbegrænsning – Personoplysninger må ikke opbevares i længere tid end nødvendigt under hensyntagen til formålene med behandlingen.

8. Retsgrundlag for behandling af personoplysninger

Behandling af personoplysninger er kun lovlig, hvis mindst ét af følgende retsgrundlag er opfyldt:

Behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale, som den registrerede er part i, eller for at gennemføre foranstaltninger på anmodning af den registrerede forud for indgåelse af en sådan aftale.

Behandlingen er nødvendig for at opfylde en retlig forpligtelse, som påhviler Selskabet. Som eksempel kan nævnes indberetning af oplysninger til skattemyndighederne.

Behandlingen er nødvendig for at beskytte vitale interesser, som er af grundlæggende betydning for den registrerede eller en anden fysisk person (f.eks. i tilfælde af livsfare).

Behandlingen er nødvendig for at udføre en opgave i samfundets interesse (f.eks. i forbindelse med myndighedsudøvelse).

Behandlingen er nødvendig for formål, der vedrører Selskabets eller en tredjeparts legitime interesser, medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder vejer tungere og kræver beskyttelse af personoplysninger (interesseafvejning). Ved interesseafvejning gælder særlige krav til dokumentation af den foretagne vurdering.

For størstedelen af Release Finans’ behandlinger er retsgrundlaget opfyldelse af en aftale eller en retlig forpligtelse. I visse tilfælde baseres behandlingen på samtykke eller interesseafvejning. For yderligere information kan du kontakte os på personoplysninger@releasefinans.se.

For størstedelen af de personoplysninger, som behandles af Release Finans, er retsgrundlaget at muliggøre opfyldelsen af den indgåede aftale mellem den registrerede og Release Finans. Behandling sker også for at opfylde en retlig forpligtelse, herunder overholdelse af regler, der gælder for virksomheder generelt, såsom bogføringsregler, samt regler, der er specifikke for finansiel virksomhed, f.eks. hvidvasklovgivningen.

I visse tilfælde kan behandlingen være baseret på en interesseafvejning foretaget af Release Finans eller på den registreredes samtykke. For yderligere information om de retsgrundlag, som Release Finans anvender ved behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på personoplysninger@releasefinans.se.

9. Sletning af personoplysninger

Personoplysninger må ikke opbevares længere end nødvendigt under hensyntagen til formålet med behandlingen samt eventuelle lovkrav til opbevaring af oplysninger, f.eks. i henhold til bogføringslovgivningen og hvidvasklovgivningen. Ved at have fastlagt sletterutiner for hver enkelt database og behandling sikrer Release Finans et struktureret og systematisk arbejde med sletning af personoplysninger.

10. Hvilke behandlinger af personoplysninger kan forekomme hos Release Finans?

De typer af behandling af personoplysninger, som gennemføres af Release Finans, varierer afhængigt af, hvilket forretningsmæssigt forhold du – eller den virksomhed, du repræsenterer – har til os. Nedenfor følger en oversigt over behandlinger opdelt efter kategori, baseret på vores to mest almindelige forretningsmæssige relationer.

10.1. Behandling vedrørende aftalekunder

• Håndtering i forbindelse med kreditbeslutninger samt eventuel opfølgning i aftaleperioden. Kreditoplysninger indhentes ved indgående kreditforespørgsler fra leverandører samt anvendes som grundlag for fremtidige risikovurderinger.
• Aftaleadministration, herunder oprettelse, opfyldelse, administration og service i forbindelse med indgåede leje-, leasing- og funktionslejeaftaler.
• Fakturering.
• Håndtering af eventuelle inkassosager.
• Opfyldelse af retlige forpligtelser i henhold til bogførings- og hvidvasklovgivningen.
• Grundlag for kunde- og markedsanalyser samt forretningsopfølgning.

10.2. Behandling vedrørendei leverandørsamarbejder

• Håndtering i forbindelse med kreditbeslutninger samt eventuel opfølgning i aftaleperioden. Kreditoplysninger indhentes forud for godkendelse af samarbejdet samt anvendes som grundlag for fremtidige risikovurderinger.
• Indgåelse af samarbejdsaftaler samt opfølgning på forpligtelser, der følger af disse aftaler.
• Opfyldelse af aftaleforpligtelser over for kunder i forbindelse med oprettelse, opfyldelse, administration og service af indgåede leje-, leasing- og funktionslejeaftaler.
• Fakturering.
• Håndtering af eventuelle inkassosager.
• Medlemskab af Release Finans’ loyalitetsprogram Release Points (kun relevant, hvis medlemskab er etableret).
• Anvendelse af Release Finans’ partnerportal Prelease. Markedsudsendelser (nyhedsbreve, informationsmeddelelser m.v.).
• Opfyldelse af retlige forpligtelser i henhold til bogførings- og hvidvasklovgivningen.
• Grundlag for kunde- og markedsanalyser samt forretningsopfølgning.

11. Dine rettigheder som registreret

Databeskyttelsesforordningen (GDPR) giver registrerede personer en række rettigheder i forbindelse med behandling af personoplysninger.

Den registrerede har ret til at modtage information, når personoplysninger indsamles.

Den registrerede har ret til at få bekræftet, om personoplysninger vedrørende den pågældende behandles, og i så fald ret til at modtage en kopi af disse personoplysninger (indsigtsret).

Hvis de personoplysninger, der behandles, er urigtige eller ufuldstændige, har den registrerede ret til at kræve berigtigelse. Hvis den registrerede kan påvise, at formålet med behandlingen ikke længere er lovligt, nødvendigt eller rimeligt under de givne omstændigheder, skal de pågældende personoplysninger slettes, medmindre der findes lovbestemmelser, som kræver fortsat opbevaring.

Den registrerede har ret til at få overført de personoplysninger, som vedkommende selv har afgivet til Selskabet, til en anden dataansvarlig (ret til dataportabilitet), forudsat at behandlingen er baseret på aftale eller samtykke.

Den registrerede har i visse tilfælde ret til at kræve, at Selskabet begrænser behandlingen af dennes personoplysninger, dvs. at behandlingen begrænses til specifikke, afgrænsede formål.

Den registrerede har ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, der er baseret på legitim interesse som retsgrundlag.

I visse tilfælde har den registrerede ret til at anmode om sletning af sine personoplysninger (”retten til at blive glemt”).

Når personoplysninger behandles til direkte markedsføring, har den registrerede ret til til enhver tid at gøre indsigelse mod sådan behandling. Hvis en registreret gør indsigelse mod behandling til direkte markedsføringsformål, skal behandlingen til disse formål ophøre.

Hvis dine personoplysninger er registreret hos Release Finans, har du som registreret ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger Release Finans behandler om dig, samt ret til at gøre indsigelse mod visse former for behandling. Hvis du ønsker indsigt i, hvilke personoplysninger der behandles, kan du fremsætte en skriftlig anmodning til den adresse, der er angivet nedenfor. Hvis behandlingen er baseret på samtykke, har du altid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Hvis du har spørgsmål eller henvendelser vedrørende Release Finans’ behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på personoplysninger@releasefinans.se.

Hvis du ikke er tilfreds med Release Finans’ håndtering af personoplysninger, kan du indgive en klage til Integritetsskyddsmyndigheten, som er den myndighed, der fører tilsyn med databeskyttelsesreglerne i Sverige, eller til Datatilsynet som er tilsynsmyndighed i Danmark.